Kein Verfall von Urlaub Ihrer Arbeitnehmer zum 31.12. oder 31.03.

Dominik Leipold

Bisher verfiel nicht genommener Urlaub Ihrer Arbeitnehmer gemäß § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz am Ende des Kalenderjahres; ausnahmsweise mit Ablauf der ersten drei Monate des folgenden Kalenderjahres. Diese gesetzliche Regelung ist nach der neuen Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes und des Bundesarbeitsgerichts seit diesem Jahr anders auszulegen. Jetzt verfällt nicht genommener Urlaub nur noch dann, wenn Sie die Arbeitnehmer zuvor rechtzeitig konkret aufgefordert haben, den Urlaub zu nehmen.

Die Aufforderung muss an jeden einzelnen Arbeitnehmer persönlich erfolgen z.B. durch ein Schreiben oder E-Mail. Nicht ausreichend sind Angaben im Arbeitsvertrag oder Hinweise in Merkblättern sowie Kollektivvereinbarungen. Die Aufforderung sollte folgenden Inhalt haben:

  • Höhe der noch offenen Urlaubsansprüche für das laufende Jahr und alle Kalenderjahre inklusive 2016
  • Aufforderung diesen Urlaub noch in diesem Jahr zu nehmen
  • Hinweis, dass der Urlaub andernfalls gemäß § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz am 31.12.2019 ersatzlos verfällt, es sei denn er konnte aus persönlichen oder dringenden betrieblichen Gründen nicht genommen werden.
  • Hinweis, dass er dann ins nächste Jahr übertragen wird, aber der Arbeitnehmer ihn spätestens bis zum 31.03.2020 nehmen muss, da er ansonsten ebenfalls verfällt.

Die Rechtsprechung umfasst alle noch nicht verjährten Urlaubsansprüche, das heißt alle Kalenderjahre einschließlich 2016. Für diese Jahre ist der Urlaub nur verfallen, wenn sie Ihre Arbeitnehmer im jeweiligen Jahr wie soeben dargestellt über den Urlaubsanspruch und den Verfall informiert haben.

Bitte beachten Sie, dass ein Arbeitnehmer, der ab dem 01.07.2019 sein Arbeitsverhältnis begonnen hat, seinen Teilurlaub aus 2019 auf das gesamte Jahr 2020 übertragen kann.

Verschicken Sie künftig zu Beginn jeden Kalenderjahres ein derartiges Hinweisschreiben, damit der Urlaub Ihrer Arbeitnehmer überhaupt verfallen kann. In diesem Fall beziehen Sie sich auf den Urlaubsanspruch für das gesamte Kalenderjahr und fordern den Arbeitnehmer auf, seinen Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann; die oben genannten Hinweise müssen Sie ebenfalls aufnehmen.

Sollten Sie einen Urlaubsantrag Ihres Mitarbeiters ablehnen, müssen Sie ein erneutes Hinweisschreiben versenden, damit die Verfallregelungen wieder Anwendung finden.

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