Verschärfte Anforderungen an Kassensysteme ab 2020

Dominik Leipold

Elektronische Kassensysteme und computergestützte Registrierkassen unterliegen diversen gesetzlichen Regelungen. Ab dem Jahr 2020 kommen zusätzliche Verschärfungen aufgrund des Kassengesetzes hinzu. Aus diesem Grund wollen wir im Folgenden einen kurzen Überblick unter Einbezug des zeitlichen Horizonts geben.

  1. Kassenrichtlinie (ab 2010)

Gilt für alle Registrierkassen, die zwischen 26.11.2010 und 31.12.2019 angeschafft wurden bzw. werden und keine Möglichkeit zur Aufrüstung mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung („TSE“) bieten. Für diese greift die Übergangsregelung, sodass sie noch bis zum 31.12.2022 eingesetzt werden dürfen. Sie müssen jedoch folgenden Anforderungen genügen:

  • Einzelne, vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Vornahme von Buchungen und Aufzeichnungen
  • Unveränderliche Speicherung (z.B. interne Festplatte, SD-Karte)
  • Elektronische Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls und Möglichkeit zum Auslesen über Zeitraum von zehn Jahren
  • Festschreibe- und Erfassungsdatum mit Uhrzeit muss sowohl aufgezeichnet als auch wiedergegeben werden können
  • Keine Löschung oder nicht nachvollziehbare Veränderung von Geschäftsvorfällen
  • Vorlage der gespeicherten Aufzeichnungen bei Betriebsprüfungen

Als Nachweis sind hier die Systemdokumentation beizufügen. Dies können beispielsweise Bestätigungen des Kassenherstellers sein.

  1. Kassengesetz (ab 2020)

a) Zertifizierte TSE

Ab dem 01.01.2020 müssen alle aufrüstbaren bzw. ab diesem Datum neu angeschafften Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) ausgerüstet werden. Gilt nur für elektronische oder computergestützte Kassensysteme bzw. Registrierkassen.

Diese TSE verhindert die Installation von Schadsoftware und wird bei jedem Kassenvorgang aktiviert, protokolliert und sichert die relevanten Daten und speichert sie in einem einheitlichen Format. Diese Daten müssen im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung oder Kassen-Nachschau dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden (Exportschnittstelle).

!!Nichtbeanstandungsregelung bis 30. September 2020 beschlossen!!

b) Meldepflicht

Weiterhin besteht ab dem 01.01.2020 für diese Kassen eine Meldepflicht an das zuständige Finanzamt.

Dabei müssen diesem die Art und Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme, der Beginn und das Ende des Einsatzes und die verwendete TSE mitgeteilt werden. Die Mitteilung hat getrennt für jede Betriebsstätte zu erfolgen.

Diese Meldung hat für alle bauartbedingt aufrüstbaren und vor dem 01.01.2020 angeschafften Kassen bis spätestens 31.01.2020 erstmalig zu erfolgen, bei Änderungen (z. B. Außerbetriebnahme, Neuanschaffung) jeweils innerhalb eines Monats.

Registrierkassen, die unter die Übergangsregelung fallen, unterliegen im Übergangszeitraum nicht der Mitteilungsverpflichtung.
Die Meldung ist ausschließlich mittels einem amtlich vorgeschriebenen Vordrucks nach § 146a Abs. 4 AO möglich – dieser steht derzeit noch nicht zur Verfügung.

Die Meldung kann auch durch unsere Kanzlei vorgenommen werden.

c) Belegausgabepflicht

Ebenfalls ab 01.01.2020 besteht eine Belegausgabepflicht an den am Geschäftsvorfall (Kauf, Warenrückgabe, …) beteiligten Kunden. Die Ausgabe des Belegs muss in unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang nach Beendigung des Vorgangs erfolgen und die Pflichtangaben enthalten.

Kontrollen zur Belegausgabepflicht können z.B. im Rahmen der Kassennachschau durchgeführt werden. Eine Pflicht zur Annahme des Belegs durch den Kunden sowie zur Aufbewahrung besteht nicht. Es besteht keine Aufbewahrungspflicht des Belegausstellers für nicht entgegengenommene Papierbelege.

Es kann gegebenenfalls aus Praktikabilitäts- oder Zumutbarkeitsgründen eine Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragt werden.

  1. Zusammenstellung

Zum Schluss für Sie eine kurze Zusammenstellung der wichtigsten Fristen und Übergangsregelungen:

  • Anschaffung zwischen 26.11.2010 und 31.12.2019 und Erfüllung der Kassenrichtlinie, jedoch
    ) keine Möglichkeit zur Aufrüstung mit zertifizierter TSE
    -> letztmaliger Einsatz bis 31.12.2022

2.) mit Möglichkeit zur Aufrüstung mit zertifizierter TSE
-> ab 01.01.2020 zum Einsatz einer zertifizierten TSE verpflichtet

Update: Beschluss Nichtbeanstandungsregelung bis 30. September 2020
 (Das Finanzamt hat das Defizit erkannt, dass bis Anfang des neuen Jahres die TSE nicht flächendeckend am Markt verfügbar sein wird)
Ab 01.01.2023 muss eine Kasse, entsprechend den technischen Voraussetzungen des Kassengesetzes vorgeschriebene Kasse eingesetzt werden

  • Bei offenen Ladenkassen gibt es keine Änderungen
  • Alte Kassen bzw. Datensicherungen sind aufzubewahren und müssen für 10 Jahre einsehbar sein!
  1. Rechtsfolgen bei Verstoß gegen § 146a AO

Dem Finanzamt stehen nach § 379 AO bußgeldrechtliche Ahndungsmöglichkeiten zu, sodass Ordnungswidrigkeiten mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet werden können.

Bei Nichtbefolgung der Ordnungsvorschrift stehen aber grundsätzlich keine Zwangsmaßnahmen zur Verfügung.

Anders ist es bei einem Verstoß gegen die Belegausgabepflicht und die Mitteilungspflicht, da hier Handlungspflichten bestehen, können hier Zwangsmittel festgesetzt werden.

Wir empfehlen Ihnen rechtzeitig mit Ihrem Kassenhersteller Kontakt aufzunehmen, um die verschärften gesetzlichen Anforderungen in 2020 umsetzen zu können.

Bildnachweis: Adobe Stock – phonlamaiphoto