Zusammenfassung eines Interviews der PNP mit Ramona Löffler

Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Doch was genau verbirgt sich hinter dieser Pflicht, und wie können Unternehmen diese Anforderung erfüllen? Ramona Löffler, Steuerberaterin und Partnerin in der Kanzlei Dr. Kittl & Partner, erklärt in einem Interview mit der Passauer Neuen Presse, warum die E-Rechnung auch eine Chance für Unternehmen ist.

Was ist eine E-Rechnung?

Bei einer E-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung in einem standardisierten Format, das eine digitale Verarbeitung ermöglicht. Anders als ein PDF oder eine Papierrechnung enthält die E-Rechnung strukturierte Daten, die automatisch eingelesen und verarbeitet werden können. Damit wird die Rechnung vollständig digital übermittelt und nicht, wie bisher oft üblich, per Post oder als PDF-Anhang in einer E-Mail.

Wer ist betroffen?

Grundsätzlich trifft die Verpflichtung zur E-Rechnung alle Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen (B2B-Bereich) abwickeln. Dazu gehören auch Kleinstunternehmen, Freiberufler und Einzelkämpfer. Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, während ab 2028 auch das Ausstellen von E-Rechnungen verpflichtend wird. Für Privatpersonen gilt diese Pflicht nicht, sodass Rechnungen an Verbraucher weiterhin in gewohnter Form möglich bleiben.

Ziele der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung verfolgt klare Ziele: Einerseits soll sie die Digitalisierung in Unternehmen fördern, andererseits dient sie der Betrugsbekämpfung. Durch die strukturierte und nachvollziehbare Übermittlung von Rechnungsdaten können Umsatzsteuer-Betrug und Missbrauch effizienter verhindert werden. Zudem bringt die E-Rechnung langfristig mehr Effizienz und Zeitersparnis, da Prozesse digital und automatisiert ablaufen können.

Herausforderungen für Unternehmen

Gerade kleinere Unternehmen fühlen sich von der neuen Anforderung überfordert. Es besteht die Sorge vor hohen Bürokratiekosten und zusätzlichem Verwaltungsaufwand. „Es ist verständlich, dass viele Unternehmer das Thema E-Rechnung zunächst als ärgerlich empfinden“, so Löffler. Der Aufwand für die Umstellung und die Anschaffung notwendiger Software erscheint anfangs hoch. Allerdings können Unternehmen langfristig von automatisierten Prozessen und Zeitersparnissen profitieren.

Wie funktioniert die E-Rechnung in der Praxis?

Um elektronische Rechnungen zu empfangen, benötigen Unternehmen eine gültige E-Mail-Adresse sowie Software, die das richtige Datenformat lesen und verarbeiten kann. Rechnungen müssen künftig in einem strukturierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) erstellt und archiviert werden. Hier kommen ERP-Systeme oder spezialisierte Rechnungsprogramme ins Spiel, die die Verarbeitung der Daten übernehmen.

Unternehmen, die bisher keine digitale Rechnungssoftware im Einsatz haben, sollten jetzt handeln. Die manuelle Erstellung einer Rechnung, z. B. in Word oder Excel, wird künftig nicht mehr ausreichen. „Für kleinere Unternehmen werden aber auch einfache Lösungen wie Online-Portale oder günstige Software-Tools zur Verfügung stehen“, erklärt Löffler.

Lohnt sich die Investition?

Die Einführung der E-Rechnung bringt zunächst Investitionskosten für Software, Schulungen und Beratung mit sich. Im Vergleich zu den langfristigen Vorteilen sind diese Kosten jedoch überschaubar. Automatisierte Rechnungsverarbeitung spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen und erfüllt gesetzliche Anforderungen zuverlässig. Unternehmen, die frühzeitig umstellen, können ihre Prozesse optimieren und so Wettbewerbsvorteile erzielen.

Fazit: Chance zur Digitalisierung

Die E-Rechnung ist mehr als nur eine weitere bürokratische Vorschrift. Sie bietet Unternehmen die Chance, ihre Rechnungsprozesse zu modernisieren und langfristig effizienter zu gestalten. Wer jetzt in die notwendige Software und Schulungen investiert, wird die Vorteile der digitalen Rechnung schon bald in Form von Zeitersparnis, weniger Fehlern und besserer Nachvollziehbarkeit spüren. Gerade kleine Unternehmen sollten sich frühzeitig informieren und passende Lösungen implementieren, um die Anforderungen ab Januar 2025 zu erfüllen.

Hier der ausführliche Artikel aus der PNP:

Artikel in der PNP