Informationspflicht nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO für die Mandanten
Der Schutz Ihrer Daten und die Transparenz über deren Verarbeitung ist uns ein sehr hohes Anliegen. Deshalb kommen wir unserer Pflicht zur Information über die Umstände Verarbeitung gemäß Art. 13 und Art. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hiermit nach.
Aus der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergeben sich für Sie folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft (siehe Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (siehe Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (siehe Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Daten (siehe Art. 18 DSGVO)
- Widerspruchsrecht (siehe Art. 21 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (siehe Art. 20 DSGVO)
Widerrufsrecht: Wenn die Verarbeitung auf Art. 6 DSGVO Absatz 1 Buchstabe a oder Art. DSGVO 9 Absatz 2 Buchstabe a beruht, besteht das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Bisher verarbeitete Daten bleiben vom Widerruf unberührt.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Regina Stoiber, Datenbeschützerin Regina Stoiber GmbH, Unterer Sand 9, 94209 Regen, Telefon: 09921 9062720, E-Mail: info@datenbeschuetzerin.de
Telefax: +49 (0) 981 180093-800
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Dienstleistungsvertrages erforderlich oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.
1. Datenverarbeitung im Rahmen der Steuerberatertätigkeit
1.1 Externe Lohnbuchhaltung
Als Dienstleister übernehmen wir für unsere Mandanten die externe Lohnbuchhaltung.
Für den Zweck der monatlichen Gehalts- / Lohnzahlungen durch Ihren Arbeitgeber, erfassen wir Ihre persönlichen Daten. Speziell benötigen wir dafür bei der Einstellung von Ihnen:
Mitarbeiterdaten laut Personalfragebogen (Name, Geburtstag, Staatsangehörigkeit, Adresse, Geburtsname, -land, Krankenkasse, Rentenversicherungsnummer, Geschlecht, Familienstand,
Steuer-ID, Schwerbehindert, Bankdaten, Urlaubsstatus, Betriebsstätte, Kostenstelle, Steuerklasse, Religion, Kinder (ggf. Geburtsurkunde der Kinder), Selbständigkeit, Gehalt, Stundenlohn, wöchentliche Arbeitszeit, Verteilung auf Wochentage, Schulabschluss, Ausbildung, Dauer des Vertrags, Vorbeschäftigungen und ggf. weitere Informationen), die Sie uns auf Nachfrage übermitteln..
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet (Arbeitsvertrag).
Die Daten erhalten:
Ihr Arbeitgeber, Kreditinstitute (zur Durchführung von Gehaltsüberweisungen), bei SV-Fragestellungen Sozialversicherungsträger, Finanzamt, private Versicherungsunternehmen im Rahmen der privaten Altersvorsorge, Berufsgenossenschaft, Arbeitsamt bei Arbeitsbescheinigung, Statistische Auswertungen an Ämter, Künstlersozialkasse, Datenübermittlung für die Löhne zur Freigabe der Überweisung durch Ihren Arbeitgeber.
Ihre Daten werden bei uns auf unseren Systemen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.
1.2 Externe Buchhaltung
Als Dienstleister übernehmen wir für unsere Mandanten die externe Buchhaltung.
Für den Zweck der Buchhaltung unseres Mandanten, für die Erstellung monatlicher Auswertungen, Abgabe von Voranmeldungen und zur Umsetzung der gesetzlich geforderten Anforderungen an die Buchführung, haben wir Einsicht auf folgende Unterlagen und Daten der Patienten unseres Mandanten:
Gesamte Kontoauszüge und Belege (Ausgangs- und Eingangsrechnung, Verträge, alle geschäftlichen Abrechnungen). Auf den Kontoauszügen kann Ihr Name als Geschäftspartner unseres Mandanten für uns ersichtlich sein, ebenfalls erhalten wir zum genannten Zweck Kenntnis über den Buchungstext auf dem Kontoauszug.
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet (Auftrag des Mandanten).
Die Daten erhalten:
Finanzamt (UStVA) elektronisch (zusammengefasst), zusammenfassende Meldung alle EU-Informationen (Bundesamt in Saarlouis), unser Mandant bekommt den Bestand zurück, wenn er eine eigene Buchhaltung hat, ansonsten erhält er ein Auswertungspaket entweder in Papier oder per Mail oder über Unternehmen Online.
Ihre Daten werden bei uns auf unseren Systemen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.
1.3 Externer Zahlungsverkehr
Als Dienstleister übernehmen wir für unsere Mandanten den externen Zahlungsverkehr.
Die Rechnungen werden ans uns weitergeleitet und erfasst bzw. Daten aus DATEV laufen in das Programm Zahlungsverkehr und werden durch uns oder alternativ durch den Mandanten freigegeben. Dazu wird eine Liste generiert, die alle Überweisungen enthält. Wir erhalten dadurch Einsicht in die Zahlungsdaten und die Bankverbindungen des Mandanten.
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet (Auftrag des Mandanten).
Die Daten werden weiter gegeben an unseren Mandanten und an die Bank zur Durchführung der Zahlung. Ihre Daten werden bei uns auf unseren Systemen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.
1.4 Jahresabschluss und betriebliche sowie private Steuererklärungen, Erbschafts- und Schenkungssteuererklärungen
Wir bearbeiten und erstellen für unsere Mandanten den Jahresabschluss und die betriebliche sowie private Steuererklärung entsprechend den steuerlich relevanten Gesetzen.
Dazu benötigen wir folgende Daten: Umsätze, Kundenbeziehungen, Bankverbindungen, Situation mit den Banken, Bankbestände, Darlehen, Lohndaten der Mitarbeiter und ausgeschiedener Mitarbeiter (Familienstand, Namen, Geburtsdaten, Urlaub, betriebliche Altersvorsorge, Sozialhilfe, ggf. Leistungsdaten…), strategische Ausrichtung des Unternehmens (Zukäufe, Zukunftspolitik). Im Falle von Erbschafts- und Schenkungssteuererklärungen benötigen wir noch Todesdatum, Familienverhältnisse, Daten der Kinder und des Ehegatten, Vermögensverhältnisse und Steuerdaten der Betroffenen.
Für die private Steuererklärung benötigen wir Informationen über: persönliche Verhältnisse, Spenden, Konfession, Familienstand, Einnahmen, Steuerbescheinigungen, Grundstücke, Immobilien, Verträge, alle relevanten Unteralgen zur Steuer, Informationen über Kinder,, Unterhalt, Kindergeld, Informationen von Kindern über Einnahmen, allg. Unterhaltszahlungen, Krankheitskosten.
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet (Auftrag des Mandanten).
Die Daten werden weiter gegeben an unseren Mandanten und an die Bank zur Durchführung der Zahlung, sowie an das zuständige Finanzamt. Ihre Daten werden bei uns auf unseren Systemen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.
1.5 Prüfung des Jahresabschlusses und Prüfung vor Ort
Prüfung des Jahres- und/oder Konzernabschlusses vor Ort oder in der Kanzlei. Je nach Unternehmen haben wir Zugriff auf IT-Ressourcen und Systeme des zu prüfenden Unternehmens mit eigenen Berechtigungen.
Dabei erhalten wir Einblick auf folgende Daten: Umsätze, Kundenbeziehungen, Bankverbindungen, Situation mit den Banken, Bankbestände, Darlehen, Lohndaten der Mitarbeiter und ausgeschiedener Mitarbeiter (Familienstand, Namen, Geburtsdaten, Urlaub, Betriebliche Altersvorsorge, Sozialhilfe, ggf. Leistungsdaten…), strategische Ausrichtung des Unternehmens (Zukäufe, Zukunftspolitik).
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet (Auftrag des Mandanten).
Eine Weitergabe der Ergebnisse erfolgt an das Finanzamt, die Banken und den Mandanten. Ihre Daten werden bei uns auf unseren Systemen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.
1.6 Unternehmensberatung
Beratung des Mandanten im Hinblick auf Weiterentwicklung und Optimierung.
Dabei erhalten wir Einblick auf folgende personenbezogene Daten: Lohnjournale, Arbeitsverträge, Kundenverträge.
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet (Auftrag des Mandanten).
Eine Weitergabe der Ergebnisse erfolgt nicht, es sei denn, dies ist mit dem Mandanten explizit abgestimmt und im Einzelfall beauftragt. Ihre Daten werden bei uns auf unseren Systemen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.
1.7 Beurteilung bezüglich des Geldwäschegesetzes
Beurteilung des Mandanten aufgrund des Geldwäschegesetzes. Des Weiteren sind wir dazu verpflichtet Sie zu identifizieren. Wir fertigen hierzu eine Kopie Ihres Personalausweises an. Zur Beurteilung werden Ihr Namen, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Art, Nummer und ausstellender Behörde des amtlichen Ausweises, Finanzdaten und Transaktionen benötigt.
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung und Beurteilung der Daten beruht auf einer gesetzlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Geldwäschegesetz).
Ihre Daten werden bei begründetem Verdacht an die zuständige Strafverfolgungsbehörde weitergeleitet. Ansonsten verbleiben die Daten intern.
Ihre Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
1.8 IT-Systeme
Für alle genannten Verfahren verwenden wir Systeme der DATEV und ggf. weitere Softwareprodukte. Als externe Dienstleister stehen uns dazu die DATEV, Paumgartnerstr. 6 -14, 90429 Nürnberg und der Dienstleister Schuster & Walther IT-Gruppe AG, Schwabacher Str. 3, 90439 Nürnberg zur Verfügung. Mit beiden stehen wir in Vertragsverhältnis und haben Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.
Weitere Informationen zum Datenschutz bei DATEV unter: https://www.datev.de/web/de/m/ueber-datev/datenschutz/
Weitere Informationen zum Datenschutz bei Schuster & Walther unter: http://www.schuwa.de/
Zur Abwicklung Ihres Auftrags oder Ihrer Anfrage erfassen im Rahmen des Prozesses personenbezogene Daten von Ansprechpartnern (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Handynummer). Ihre Daten werden in unserem zentralen System eingepflegt und dort gespeichert.
1.9 Kommunikation
Um mit Ihnen in Kontakt zu treten, schreiben wir Ihnen eine E-Mail, mit weiterführenden Informationen, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, Ihres Auftrags oder im Rahmen unserer allgemeinen Geschäftsbeziehung. Dazu wird Ihre E-Mail-Adresse, der E-Mail-Inhalt und die Historie der Kommunikation erfasst. Die E-Mails werden bei einem externen Dienstleister gehostet. Anbieter ist IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur. Mit dem Anbieter wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
Des Weiteren können wir Sie auch telefonisch über die bei uns hinterlegte Telefon- oder Mobiltelefonnummer anrufen.
Die Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglichen Maßnahmen gestattet (Kundenverhältnis, Verträge mit Geschäftspartnern).
Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur, wenn dies mit Ihnen abgestimmt ist oder für den aktuellen Geschäftsvorfall nötig ist.
Ihre Daten werden bei uns auf unseren Systemen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.
2 Datenverarbeitung in IT-Systemen
2.1 Audio- und Videokonferenzen
2.1.1 Datenverarbeitung
Für die Kommunikation mit unseren Kunden setzen wir unter anderen Online-Konferenz-Tools ein. Die im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des jeweiligen Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet.
Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen (E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).
Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.
Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.
Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools, die wir unter diesem Text aufgeführt haben.
2.1.2 Zweck und Rechtsgrundlagen
Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kunden anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.
2.1.3 Speicherdauer
Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der Konferenz-Tools.
2.2 Eingesetzte Konferenz-Tools
Wir setzen folgende Konferenz-Tools ein:
2.2.1 Microsoft Teams
Wir nutzen Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
2.2.2 Auftragsverarbeitung
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.
2.3 Dateiaustausch über WeTransfer
Wir nutzen zum Dateiaustausch mit Ihnen WeTransfer. Anbieter ist die WeTransfer BV, Oostelijke Handelskade 751,1019 BW (im folgenden „WeTransfer“).
WeTransfer ermöglicht es uns, große Datenmengen mit Ihnen auszutauschen. Wenn Sie auf WeTransfer zugreifen oder Dateien hochladen, wird dies auf den Servern von WeTransfer gespeichert. Es wird außerdem eine Verbindung zu WeTransfer aufgebaut, sodass WeTransfer feststellen kann, dass Sie unser System besucht haben.
Die Verwendung von WeTransfer erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Verantwortliche hat ein berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen und effizienten Datenaustauschsystem. WeTransfer gibt selbst an, dass die Daten auch außerhalb von Europa z.B. durch die WeTransfer-Gruppengesellschaften verarbeitet werden können. Die Datenverarbeitung außerhalb Europas werden auf die Standardvertragsklauseln gestützt. Weitere Informationen zum Datenschutz von WeTransfer finden Sie hier: https://wetransfer.com/legal/privacy.
2.3.1 Auftragsverarbeitung
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.
2.3.2 Zoom
Wir nutzen Zoom. Anbieter dieses Dienstes ist die Zoom Communications Inc., San Jose, 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Zoom: https://zoom.us/de-de/privacy.html.
Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://zoom.us/de-de/privacy.html.
2.3.3 Auftragsverarbeitung
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.
2.4 Gäste-WLAN
Wir bieten unseren Gästen die Möglichkeit des Internetzugangs. Hierfür erhalten Sie einen Zugang zu unserem Gäste-WLAN. Sie erhalten den Zugang durch Nachfrage beim Geschäftsführer oder bei einem zuständigen Mitarbeiter.
Es werden Ihr Name und die Protokolldaten bei uns im System gespeichert.
Die Nutzung des WLAN´s beruht auf einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Absatz 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit formlos widerrufen. Dies führt jedoch dazu, dass Sie den Internetzugang nicht mehr nutzen können.
Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur, wenn dies mit Ihnen abgestimmt ist oder für den aktuellen Vorfall nötig ist.
Die Protokolldaten werden für drei Monate gespeichert und anschließend im System wieder gelöscht.
3 Finanzbuchhaltung
3.1 Finanzbuchhaltung
Zur Abwicklung der Finanzbuchhaltung haben wir in unserem IT-Systemen einen Prozess in der Kanzlei abgebildet. Dabei kann es sein, dass im Rahmen des Prozesses personenbezogene Daten von Ansprechpartnern oder auf Rechnungsinformationen verarbeitet werden (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Handynummer).
Die Verarbeitung basiert auf einer gesetzlichen Forderung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung).
Eine Weiterleitung erfolgt an unserem zuständigen Steuerberater.
Die Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
3.2 Mahnwesen
Im Falle von offenen Forderungen werden diese abgemahnt und bei Nichtbezahlung an Dienstleister (Anwalt, Inkassobüro) übermittelt. Dazu werden: Name, Adresse und die Höhe der offenen Forderung benötigt.
Die Verarbeitung basiert auf Basis eines Vertrags oder vorvertraglichen Maßnahme nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Eine Weiterleitung erfolgt an den Dienstleister (Anwalt, Inkassobüro etc.).
Die Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
Die Daten werden nicht gespeichert.
4 Facility Management
4.1 Zentrale, Besucherverwaltung
Verteilung des Posteingangs an die jeweiligen zuständigen Personen. Persönliche Briefe werden ungeöffnet zugestellt. Annahme der zentralen Anrufe und Weiterleitung. Empfang Besucher und
Die Datenerfassung beruht auf einem berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um nur berechtigte Personen auf das Betriebsgelände zu lassen.
Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur, wenn dies mit Ihnen abgestimmt ist oder für den aktuellen Geschäftsvorfall nötig ist.
Ihre Daten werden bei uns auf unseren Systemen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert.
5 Sonstiges
5.1 Papier- Aktenentsorgung / Datenträgerentsorgung
Es wird die Vernichtung von nicht mehr erforderlichen Papierdokumenten und Datenträgern, auf denen sich personenbezogene Daten befinden, durchgeführt. Damit werden die Löschfristen nach der Aufbewahrungsfrist eingehalten.
Es können sich sämtliche Daten aus dem Kundenverhältnis auf den Dokumenten und Papierträgern befinden.
Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer gesetzlichen Forderung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.
Die Datenweitergabe erfolgt an den zertifizierten Entsorger documentus Bayern GmbH, Ziegeleistraße 13, 86368 Gersthofenden, den der Verantwortliche mit der Vernichtung und Entsorgung beauftragt. Mit dem Entsorger wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
5.2 Datenschutzmanagement
Sie können den externen Datenschutzbeauftragen jederzeit per E-Mail an info@datenbeschuetzerin.de oder telefonisch unter 09921 9062720 kontaktieren.
Dabei wird Ihr Name, Grund der Anfrage, Sachverhalt, evtl. im System hinterlegte Daten des Betroffenen erhoben und gespeichert.
Die Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglichen Maßnahme gestattet (Dienstleistungsvertrag, Arbeitsvertrag).
Eine Weitergabe der Informationen erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung.
Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie für den Zweck benötigt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben dabei unberührt.
