Elektronische Rechnungen – Bußgelder vermeiden

Dominik Leipold

1. Definition
Elektronische Rechnungen sind solche Rechnungen, die alle Pflichtangaben enthalten und in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Dies kann beispielsweise eine Bild- oder Textdatei (PDF, tiff, jpg, usw.) sein, die per E-Mail oder Web-Portal zugeht oder im EDI-Verfahren übermittelt wird.

2. Ausgangsrechnungen
Voraussetzung für die Übermittlung elektronischer Rechnungen ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Diese ist an keine Form gebunden und kann auch stillschweigend erteilt werden.

3. Eingangsrechnungen
Aufgrund der GOBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) hat der Rechnungsempfänger verschiedene Pflichten zu erfüllen:
a.) Nachweis der Echtheit der Herkunft. Dies bedeutet, dass Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers bestehen muss.
b.) Unversehrtheit des Inhalts. Die Rechnungen müssen unverändert und unveränderbar abgespeichert werden.
c.) Lesbarkeit der Rechnung bis zum Ablauf der Aufbewahrungspflicht Diese Pflichten können u. a. durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erfüllt werden, welches zwischen Rechnung und Leistung eine Verbindung herstellen kann. Dies erfolgt durch Abgleich der Rechnung mit dem Lieferschein, durch Zahlung uvm.

Archivierung
Grundsätzlich gilt analog zu den Papierrechnungen die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Handels- und Geschäftsbriefe müssen zwingend elektronisch in dem Format aufbewahrt werden, in dem Sie empfangen werden. Dazu zählen die elektronischen Rechnungen, aber auch auf elektronischem Wege übermittelte Kontoauszüge. Die E-Mail selber muss nicht archiviert werden, wenn diese lediglich als „Briefumschlag“ dient. Dabei genügt es nicht, wenn die Rechnungen ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt werden.
Elektronische Rechnungen müssen zwingend unveränderbar archiviert werden. Dies kann beispielsweise durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems oder eines anderen revisionssicheren Archivsystems, wie beispielsweise DATEV Unternehmen online, erfolgen. Erfolgt keine entsprechende Archivierung ist zwar der Vorsteuerabzug grundsätzlich nicht gefährdet, allerdings liegt eine Ordnungswidrigkeit gem. § 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG vor. Diese kann mit einem Bußgeld bis zu 5.000 EUR geahndet werden.

4. Besondere Rechnungsformate
In den letzten Jahren wurden verschiedene neue Rechnungsformate entwickelt, die den Rechnungseingangsprozess durch maschinelle Auswertbarkeit der Dateien automatisieren sollen.
a.) ZUGFeRD
Hierbei handelt es sich um eine PDF-Datei mit integrierter, strukturierter XMLDatei, in der sämtliche Rechnungsinformationen enthalten sind und automatisiert ausgelesen werden können.
b.) X-Rechnung (Ausblick)
Hierbei handelt es sich um einen neu eingeführten Rechnungsstandard, welcher für die Abwicklung von öffentlichen Aufträgen genutzt werden soll.

Ab dem 27.11.2020 werden Lieferanten des Bundes verpflichtet, elektronische Rechnungen im o. g. Format über ein Verwaltungsportal des Bundes zu übermitteln. Ansonsten werden die Rechnungen abgelehnt. Auf Länderebene werden verschiedene Vorgaben entwickelt.

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