Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Am 02. Juli 2023 ist in Deutschland das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten.

Inhalt dieses Gesetzes ist der bessere Schutz hinweisgebender Personen vor Repressalien sowie die Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das deutsche Gesetz sowie das Unionsrecht melden.

Geschützt werden dabei Meldungen von hinweisgebenden Personen innerhalb ihres beruflichen Tätigkeitsfeldes u.a. betreffend die Rechtsgebiete Arbeitsrecht, Gesundheitsschutz, Geldwäsche, Produktsicherheit, Datenschutz und jegliche Verstöße gegen das Strafrecht.

1. Wer ist Verpflichteter nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?

Verpflichtet ist jedes Unternehmen (juristische Person des Privatrechts und öffentlichen Rechts), Vereine, Stiftungen sowie Religionsgemeinschaften mit „in der Regel“ mindestens 50 Beschäftigten. Gezählt wird dabei nach Köpfen und es werden alle Beschäftigte, wie Voll- und Teilzeitarbeitnehmer, Aushilfen, Auszubildende, Beamte und Leiharbeiter, darunter gefasst.

Die zeitliche Umsetzungspflicht für die Verpflichteten ist dabei:

• für Beschäftigungsgeber mit mindestens 250 Beschäftigten sofort nach Inkrafttreten des Gesetzes, also ab 02.07.2023.
• für Beschäftigungsgeber mit mindestens 50 Beschäftigten (und bis 249 Mitarbeitende) ab dem 17. Dezember 2023.

2. Welche Pflichten ergeben sich aus dem HinSchG und wie erfolgt die Umsetzung?

Verpflichtet werden die Unternehmen dabei zur Implementierung von internen Meldestellen für hinweisgebende Personen innerhalb der oben genannten Fristen.

Mehrere private Beschäftigungsgeber, mit zwischen 50 – 249 Beschäftigten können dabei auch gemeinsame interne Meldestelle betreiben.

Innerhalb des Konzerns ist es entsprechend möglich, dass die Muttergesellschaft und die Tochtergesellschaft (zwischen 50 – 249 Beschäftigte) eine gemeinsame interne Meldestelle ab betreiben.

Soweit die Tochtergesellschaft mindestens 250 Beschäftigte hat, ist sie entsprechend selbst verpflichtet eine eigene Meldestelle ab 02.07.2023 zu betreiben.

Eine interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem Beschäftigte oder Dritte mit den Aufgaben der internen Meldestelle (siehe Punkt 3.) betraut werden. Soweit eine entsprechende interne Meldestelle eingerichtet ist, sind Meldekanäle zu schaffen durch welche Hinweise an die interne Meldestelle weitergegeben werden können. Diese Meldekanäle müssen mindestens Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen.

Als Möglichkeiten der internen Meldestelle bzw. Meldekanäle werden beispielsweise vorgeschlagen:

• eine externe Telefonnummer bei der die Nummer des Anrufers ggf. unterdrückt werden kann und ggf. in Kombination mit einem Ombudsmann
• ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem (interne Lösung oder externe Dienstleistung)
• auf Ersuchen ein persönliches Treffen mit der hinweisgebenden Person und einer Person der Meldestelle

Sowohl eine interne Telefonnummer bzw. eine interne Voice-Box als auch eine interne E-Mail-Adresse erfüllen nicht die Anforderungen des HinSchG, soweit nicht sichergestellt werden kann, dass keine unbefugten Personen (z.B. die interne IT-Abteilung) darauf Zugriff haben.

Die Anforderungen an die interne Meldestelle sind dabei der Schutz der Daten vor dem Zugriff Unberechtigter, die Möglichkeit der Weitergabe der Hinweise in mündlicher oder Textform von der hinweisgebenden Person an die interne Meldestelle und die Unabhängigkeit sowie die notwendige Fachkunde der entgegennehmenden Person. Dabei bietet es sich an, die interne Meldestelle entweder im Bereich des Compliance- oder Risikomanagements, der Meldestelle des LkSG oder des Datenschutzbeauftragten zu integrieren.

3. Wie ist von der Meldestelle mit eingehenden Hinweisen umzugehen?

• innerhalb von 7 Tagen hat eine Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person zu erfolgen;
• danach erfolgt die Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt;
• während des gesamten Prüfungsprozesses ist mit der hinweisgebenden Person der Kontakt u.a. für Rückfragen aufrechtzuhalten;
• darauffolgend ist die Stichhaltigkeit und der Wahrheitsgehalt der eingegangenen Meldung prüfen;
• nach abgeschlossener Prüfung sind angemessene Folgemaßnahmen zu ergreifen;
• innerhalb von 3 Monaten hat eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung zu erfolgen;
• die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese, sofern dadurch andere Schutzrechte nicht beeinträchtigt werden;
• die Hinweise sind unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes zu dokumentieren. Diese Dokumentation ist drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen, sofern es nicht zur Bearbeitung des Hinweises oder nach anderen Rechtsvorschriften erforderlich und verhältnismäßig ist, die Dokumentation noch länger zu speichern.

4. Wie geht man mit anonymen Hinweisen um?

Es besteht grundsätzlich keine Verpflichtung zur Entgegennahme anonymer Meldungen, sondern nur eine „soll“-Regelung.

Soweit ein Unternehmen allerdings eine Zertifizierung nach den ISO-Normen (ISO 37301, ISO 37001) anstrebt bzw. erhalten möchte, muss das einzurichtende Hinweisgeberverfahren die Bearbeitung anonymer Hinweise ermöglichen.

Grundsätzlich ist aus Sicht der Zielsetzung des Gesetzes auch die Entgegennahme von anonymen Hinweisen geboten.

5. Welche Folgen haben Verstöße gegen das HinSchG für das Unternehmen?

Verstöße gegen die Vorgaben des HinSchG können als Ordnungswidrigkeiten mit einer Geldbuße geahndet werden können.

Dies gilt beispielsweise für Unternehmen, die keine interne Meldestelle einrichten, die Meldungen behindern oder die Repressalien gegen die hinweisgebende Person ergreifen.

Die Bußgeldandrohung bei Verstößen gegen die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle wird aber erst sechs Monate nach Veröffentlichung des HinSchG in Kraft treten.

Für Rückfragen steht Ihnen unsere Rechtsabteilung jederzeit gerne zur Verfügung.

Kontakt:
Tanja Boblest | Rechtsanwältin
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