Deutschland auf dem Weg zu E-Rechnungen

Zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs innerhalb der EU hat die EU-Kommission in Zusammenarbeit mit der Initiative ViDA („VAT in the digital Age“) eine Änderung der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie ausgearbeitet, die eine schrittweise Einführung von verpflichtenden E-Rechnungen im Unternehmens-Bereich (B2B) vorsieht – gekoppelt mit einem EU-einheitlichen Meldesystem (Plattform).

Nachdem in anderen EU-Mitgliedsstaaten derartige Vorgaben teilweise schon umgesetzt sind, hat der Bundesrat am 22.03.2024 im Rahmen des Wachstums-Chancen-Gesetzes nachgezogen und die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungslegung ab 01.01.2025 auch für Deutschland beschlossen.

Was sind E-Rechnungen im Gegensatz zu Sonstigen Rechnungen

E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die ein einheitlich strukturiertes Format aufweisen und digital erstellt, versendet und lesbar gemacht werden. Die Rechnungsformate haben der europäischen Norm EN 16931 zu entsprechen, die bekanntesten Formate sind z.B. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) oder die X-Rechnung.

PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen gelten künftig als „Sonstige Rechnungen“.

Welche Änderungen ergeben sich für Sie im Rechnungsausgang?

In einer Übergangsphase ab 01.01.2025 bis zum 31.12.2026 haben Sie ein Wahlrecht, E-Rechnungen zu versenden. Sofern zu Ihren Kunden nur im Inland ansässige Unternehmer zählen, können Sie einheitlich zu E-Rechnungen übergehen. Haben Sie allerdings auch im Ausland ansässige Unternehmen oder Privatkunden in Ihrem Kundenstamm, muss Ihre IT erkennen, ob E-Rechnungen für deutsche Unternehmen zu erstellen sind, Papierrechnungen für Privatkunden oder sonstige Rechnungen (z.B. PDF), für die nach wie vor ein Zustimmungserfordernis besteht.

Dieses Problem lässt sich mit hybriden Datenformaten wie ZUGFeRD lösen, bei dem in einem PDF-Dokument strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format integriert sind.

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen werden Kleinbetragsrechnungen oder Fahrausweise, sie können weiterhin als „Sonstige Rechnung“ in Umlauf gebracht werden.

Welche Schritte sind von Ihnen hinsichtlich des Rechnungseingangs zu unternehmen?

Ihr Unternehmen muss darauf vorbereitet sein, elektronische Rechnungen ab 01.01.2025 zumindest empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren zu können.

Eine revisionssichere Archivierung setzt spezielle Datenmanagementsysteme (z.B. DMS oder DATEV Unternehmen online) voraus, eine Speicherung im Outlook oder im Explorer ohne weitere Maßnahmen reicht nicht aus.

Ein Verstoß gegen diese Vorschrift stellt mindestens einen Bußgeldtatbestand dar, ob der Vorsteuerabzug verloren geht, ist derzeit noch nicht abschließend geklärt.

→ Wir empfehlen Ihnen, die notwendige Umstellung der Prozesse rund um die E-Rechnung frühzeitig in Zusammenarbeit mit Ihrem Software-Anbieter anzugehen, bzw. rechtzeitige Terminvereinbarungen zur Umrüstung zu vereinbaren. Gerne werden wir Sie im DATEV-Bereich professionell unterstützen und begleiten.

Achtung: Auch Unternehmer, die nur steuerfreie Leistungen erbringen (Ärzte, Wohnungsvermieter ohne Option, Betreiber von PV-Anlagen) müssen künftig E-Rechnungen empfangen und archivieren können.

Rechnungsstellung mit DATEV

Die in den DATEV-Programmen verwendeten Formate XRechnung und ZUGFeRD haben sich mittlerweile als etablierte Standards für elektronische Rechnungen im Mittelstand bewährt. Die DATEV-Produkte erfüllen bereits heute alle zukünftigen gesetzlichen Anforderungen und ermöglichen Ihnen den Empfang, die Verarbeitung und den Versand von E-Rechnungen.

Ausblick

In der Endphase ist vorgesehen, dass Rechnungen EU-weit in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der Norm EN 16931 auszustellen sind. Die E-Rechnung soll spätestens zwei Tage nach dem Geschäftsvorfall ausgestellt werden, anschließend sind die meldepflichtigen Informationen der E-Rechnung innerhalb von zwei Tagen an eine zentrale EU-Plattform zu melden. Der Rechnungsempfänger hat nach Rechnungserhalt ebenfalls zwei Tage Zeit, die meldepflichtigen Informationen an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

Außerdem soll ab dem 01.01.2028 die Möglichkeit entfallen, zusammenfassende Rechnungen (Sammelrechnungen) auszustellen, was das Rechnungsvolumen pro Monat deutlich erhöhen wird.

Abschließend ist anzumerken, dass der Einführungsprozess um die E-Rechnung spannend bleibt, durch das am 22. März 2024 verabschiedete Wachstums-Chancen-Gesetz jedoch der 01.01.2025 als Starttermin fixiert wurde, und somit auch Ihre IT zum 01.01.2025 startklar sein muss.

Bei Fragen zur E-Rechnungspflicht kontaktieren Sie gerne folgende Ansprechpartner Ihrer Kanzlei:

Ramona Löffler
Steuerberaterin und Partnerin bei Dr. Kittl & Partner
Mail: ramona.loeffler@kittl-partner.de

Petra Weikl
Diplomkauffrau, Zertifizierte Fachkraft für das Umsatzsteuerrecht (IFU/IWIST)
Mail: petra.weikl@kittl-partner.de