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So tickt die Kanzlei-Zentrale

Als unbedarfter Außenstehender könnte man vermuten, dass die Machtzentrale einer Kanzlei wie Dr. Kittl & Partner in einer Management-Runde oder anderen wichtigen Gremien läge. Erfahrene Geschäftspartner, die der Kanzlei regelmäßig Besuche abstatten, erkennen schnell, dass die Fäden woanders zusammenlaufen. Die Kanzlei-Zentrale ist im Team-Sekretariat am Empfang verortet. Grund genug, bei den Damen Jakob Sisters, Andrea Huber und Nora-Marie Klare ein paar investigative Fragen zu platzieren.

Liebe Damen, Sie sitzen im Auge des Sturms und an der Front des Geschehens: Von rechts die Geschäftsleitung, von links die Mandanten. Was ist Ihr Rezept für heiteres Überleben im Alltag?

Unser Universalrezept ist eine Tafel Schokolade, in Extremfällen ein Schnaps zum Feierabend😊. Nein, im Ernst: Es sind Gespräche mit guten Kolleg*innen – unter anderem beim Kaffee holen oder auf den Fluren –  die uns schnell wieder aufheitern, wenn mal dunklere Wolken durch unser Reich fegten. Für unser Team ist es sehr wichtig, dass wir innerhalb der Kanzlei ein gutes Klima und Verständnis haben, weil wir quasi von allen Seiten die Stimmungen mitbekommen.

Schön ist, dass sich die ganze Kanzlei im Sekretariat trifft. Natürlich nicht auf einmal😊. Man kann bei uns schon den einen oder anderen guten Gesprächspartner zum Plaudern finden. Leider haben diese sozialen Kontakte des Alltags genauso wie unsere Weihnachtsfeier, Betriebsausflüge oder Bowling-Abende in den letzten Monaten sehr gelitten. Aber es ist Licht am Ende des Tunnels in Sicht und bald wird es wieder so bunt und lebhaft sein wie früher.

Sonst leben wir im Alltag unsere Rolle als Allrounder: Wir sind zuständig für viele (eigentlich alle) Arbeitsbereiche! Wir planen und überwachen Termine und kümmern uns um die Organisation der Kanzlei. Dazwischen werden wir gerufen bei Kopien und Papierstau, reparieren defekte Kaffeemaschinen, besorgen Milch oder Klopapier – nicht nur in Corona Zeiten. Wir organisieren Geschenke und bestellen Getränke. Wir sind Sekretärin, Techniker, Einkäufer, Servicekraft und Kummerkasten in einer Person. Deswegen sind wir hier nur Frauen. Weil Männer ja bekanntlich nicht Multi-Tasking fähig sind.

Sagen wir, wie es ist: Der Himmel hängt nicht jeden Tag voller Geigen. Wie gehen Sie mit Misstönen um?

Was die Stimmung immer hebt oder besänftigt: Schokolade anbieten! Wenn wir einen Braten riechen, fragen wir ganz direkt, was los ist. Hier übernehmen wir dann gerne den Job zum Aufheitern und Kummer loswerden! Machen wir uns nichts vor: Jeder hat mal einen schlechten Tag. Wenn selbst das nicht hilft, ist es für uns am besten, trotzdem weiter zu lächeln und freundlich zu bleiben. Reicht ja, wenn einer schlechte Laune hat. 😊

Mandanten sind Kunden und Kunden sind Könige. Wenn die Laune mal nicht königlich ist: Wie gelingt es Ihnen, Wogen schon am Empfang zu glätten?

Auch hier zeigt das Lächeln beim ersten Kontakt oft entwaffnende und bekehrende Wirkung. Wenn es die Gelegenheit erlaubt, versuchen wir, mit unseren Mandanten ins Gespräch zu kommen. Wenn die spüren, wie nett wir sind, ist die Stimmung schnell angewärmt. Meist sind es doch nur unbedeutende Kleinigkeiten, die man mit sich als Sorge rumträgt. Die lassen sich fast immer mit ein paar freundlichen Worten wegwischen.

Was würden Sie der Geschäftsleitung gerne ins Gebetbuch schreiben?

Da wir viele Telefonate verbinden und Terminkalender pflegen, wissen wir, wie viele Anfragen und Verpflichtungen bei unseren Kolleg*innen eingehen. In unserer Rolle als Zentrale der Kommunikation machen wir tagtäglich die Erfahrung, dass Leichtigkeit und Humor helfen, auch stressige Phasen leichter zu bewältigen. Wir wissen, dass das nicht immer einfach ist. Aber wir wünschen und gönnen uns allen eine Handbreit mehr Gelassenheit und Verständnis in der einen oder anderen Alltagsfrage. Denn auch in einer erfolgreichen Kanzlei wie unserer werden die Dinge am Ende sehr selten so heiß gegessen, wie sie anfangs gekocht werden. Schließlich wollen wir doch alle, dass wir noch sehr lange gut, gesund und erfolgreich zusammenarbeiten dürfen.

Liebe Damen, vielen Dank für das Gespräch. Wir wünschen Ihnen weiterhin die nötige Gelassenheit im Zentrum der Kanzlei und werden eine Aufstockung der Schokoladenvorräte beantragen. Nur für den Fall, dass….